Um den Verlust des Vorsteuerabzuges zu vermeiden, sollte neben der Überprüfung der Rechnungsmerkmale auch die Gültigkeit der UID-Nummer eines Geschäftspartners geprüft werden.

Erbringt ein Unternehmer einen steuerbaren Umsatz an einen anderen Unternehmer, so ist der leistende Unternehmer verpflichtet, über die erbrachte Lieferung oder Leistung eine Rechnung auszustellen. Nur wenn die Rechnung den gesetzlichen Vorschriften entspricht, steht dem leistungsempfangenden Unternehmer der Vorsteuerabzug zu.
Nach den gesetzlichen Bestimmungen müssen Rechnungen deren Gesamtbetrag € 400 (inkl. USt) übersteigt, insbesondere den Namen und die Anschrift des liefernden oder des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers, das Entgelt und den anzuwendenden Steuersatz sowie die dem Unternehmer erteilte UID-Nummer enthalten.

Keine ordnungsgemäße Rechnung?

Fehlt eine formal ordnungsgemäße Rechnung, so steht der Vorsteuerabzug nicht zu. Der Verwaltungsgerichtshof vertritt in diesem Zusammenhang eine strenge Ansicht und verweigert beispielsweise den Vorsteuerabzug bei Vorliegen einer formal mangelhaften Rechnung selbst dann, wenn die Leistung tatsächlich erfolgte und der gesamte Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuer vom Vertragspartner vereinbarungsgemäß gezahlt wurde. Ob der Rechnungsempfänger bei Bezahlung der Rechnung gutgläubig agierte oder nicht, ist für Zwecke des Vorsteuerabzuges irrelevant.

UID-Bestätigungsverfahren nutzen

Um den Verlust des Vorsteuerabzuges zu vermeiden, empfiehlt es sich daher, sich neben der Überprüfung sämtlicher Rechnungsmerkmale insbesondere auch von der Gültigkeit der UID-Nummer eines Geschäftspartners im Rahmen des sogenannten „UID-Bestätigungsverfahrens“ zu überzeugen.
In diesem Zusammenhang ist jeder Unternehmer verpflichtet im Rahmen einer zweistufigen Abfrage die UID-Nummer des Geschäftspartners über FinanzOnline oder über die Homepage http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies vorzunehmen und das Ergebnis der Bestätigungsanfrage aufzubewahren. Im Rahmen dieser Bestätigungsanfrage wird auch die Adresse des Unternehmers angeführt, welche in weitere Folge ebenfalls überprüft werden könnte, um verbleidende Zweifel an der Seriosität des Lieferanten ausschließen zu können.

Da in bestimmten Fällen (z.B. im Insolvenzfall des Lieferanten oder bei Vorliegen eines Scheinunternehmers) auch eine nachträgliche Rechnungsberichtigung nicht möglich ist, ist eine sorgfältige Überprüfung des Vertragspartners bereits im Vorfeld des jeweiligen Geschäftsabschlusses unumgänglich, um den Verlust des Vorsteuerabzuges zu vermeiden.